Ein Team der Malteser Verwaltung hat Spaß während der Arbeit.

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Standort(e): Vechta

Hinter einer gut funktionierenden Organisation stehen Menschen, die Verbindungen schaffen, Informationen zusammenführen und dafür sorgen, dass wichtige Themen nicht aus dem Blick geraten.  

Für diese Aufgabe suchen wir zum 01.01.2027 für unseren Standort Vechta eine Assistenz (m/w/d) der Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung in Teil- oder Vollzeit (ab 30 Std./ Wo.).  

Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung, Fachstellen und Führungskräften zusammen und trägst dazu bei, dass Zusammenarbeit im Alltag verlässlich gelingt. 

Das erwartet Dich:

  • Organisation & Terminmanagement 
    Du koordinierst Termine und Fristen, unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst für strukturierte organisatorische Abläufe.
  • Gremien- und Sitzungsmanagement 
    Du bereitest Besprechungen und Sitzungen vor und nach, dokumentierst Ergebnisse und behältst vereinbarte Maßnahmen im Blick.
  • Informationsaufbereitung 
    Du bündelst Informationen aus unterschiedlichen Bereichen und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
  • Koordination & Abstimmung 
    Du organisierst bereichsübergreifende Abstimmungen und arbeitest eng mit Fachstellen, Führungskräften sowie weiteren Ansprechpersonen innerhalb von Bezirk und Diözese zusammen.
  • Kommunikation & Schnittstellenfunktion 
    Du bist Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an die Geschäftsführung und unterstützt einen verlässlichen Informationsfluss.
  • Projekte & Veranstaltungen 
    Du begleitest organisatorische Projekte, Tagungen, Veranstaltungen und weitere Maßnahmen innerhalb unserer Organisation. 

Warum Malteser:

Vergütung und Zusatzleistungen

  • Eine unbefristete Beschäftigung mit leistungsgerechter tariflicher Vergütung nach AVR-Caritas mit regelmäßigen Tariferhöhungen 
  • Jahressonderzahlung 
  • Zusätzliche arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge über die RZVK  
  • Fortlaufender Krankengeldzuschuss  

Modernes Gesundheitsmanagement und Flexibilität

  • 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
  • Heiligabend und Silvester frei
  • Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich  
  • Möglichkeit der Teilnahme am Firmenfitnessprogramm   
  • Nutzung unseres Job-Bike-Angebots  
  • Pflege-Hotline für eine fachkundige und kostenlose Beratung unserer Mitarbeitenden

Weiterbildungsmöglichkeiten

  • Individuelle Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, auch über unsere Malteser-Akademie und spezielle E-Learning Einheiten  

Mitarbeiterrabatte

  • Rabatte und Gutscheine über unser Vorteilsportal für Mitarbeitende  
  • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket  

Umfangreiches Onboarding und ein tolles Team

  • Eine gezielte und umfangreiche Einarbeitung in Deine Aufgaben und Themengebiete  
  • Ein freundliches und aufgeschlossenes Team, welches Dir mit Rat und Tat zur Seite steht

Darum passt Du zu uns:

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung 
  • Du bringst Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion mit 
  • Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und nutzt digitale Anwendungen sicher und routiniert
  • Du überzeugst durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick 
  • Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig 
  • Du zeichnest Dich durch Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein aus  
  • Du kommunizierst klar, serviceorientiert und auf Augenhöhe mit unterschiedlichen Ansprechpersonen 
  • Du hast eine positive Grundeinstellung zu den christlichen Werten der Malteser  
Kundenbild

Deine Ansprechperson:

Nele Fragge, Referentin Personalmarketing und -recruiting, Tel.: 0151 74278417 

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Das sind die Malteser

Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. Wir helfen Menschen in Notlagen, unabhängig von deren Religion, Herkunft oder politischer Überzeugung, in Deutschland und weltweit.

Mit ca. 40.000 hauptamtlichen Mitarbeitern sind die Malteser auch einer der großen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen.

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