Assistenz (m/w/d) / Sekretariat der Geschäftsführung
Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. In der Diözese Passau engagieren sich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vielfältigen sozialen, karitativen und rettungsdienstlichen Aufgaben. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die die Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung mit organisatorischem Geschick, Diskretion und einem hohen Serviceverständnis unterstützt.
Die Stelle ist ab 01.01.2027 in Teilzeit (30 Std./Woche) unbefristet zu besetzen.
Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 15:00 Uhr und Freitag von 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen, organisatorischen und operativen Tagesgeschäft
- Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen, Tagungen und Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
- Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Interessengruppen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren Unterlagen
- Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation sowie Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen
- Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
- Mitarbeit in strategischen, bereichsübergreifenden Projekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Unterstützung der Geschäftsführung in der Netzwerk- und Lobbyarbeit
Das bieten wir:
- Eine leistungsgerechte Vergütung gemäß AVR-Caritas, Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub sowie die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertigen Feiertag
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sowie Eigenverantwortung
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
- Arbeitsklima, das von gegenseitiger Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einer werteorientierten Organisation
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere trägereigene Malteser Akademie
- Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende
- Gesundheitsförderung und Jobbike-Leasing
Was wir uns vorstellen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Weiterbildung oder ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint)
- Idealerweise Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement
- Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung
- Diskretion, Zuverlässigkeit sowie ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
- Belastbarkeit, Flexibilität, Loyalität und Teamfähigkeit
- Freude an der Zusammenarbeit mit Haupt- und Ehrenamtlichen
- Identifikation mit den Zielen und Werten der Malteser als katholische Hilfsorganisation
Ihre Ansprechpartnerin:
Bei Fragen zur angebotenen Stelle steht Ihnen Marion Fischl unter der Telefonnummer 0851/95666-17 gerne zur Verfügung.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über das Online-Formular!
Das sind die Malteser
Die Malteser sind eine internationale katholische Hilfsorganisation. Wir helfen Menschen in Notlagen, unabhängig von deren Religion, Herkunft oder politischer Überzeugung, in Deutschland und weltweit.
Mit ca. 40.000 hauptamtlichen Mitarbeitern sind die Malteser auch einer der großen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen.
